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以立卷方式归档的档案的整理方法

以立卷方式归档的档案的整理方法

 

 

一、组卷

组卷,即以卷为单位组成档案的保管单位,具体要求如下:应结合运用问题、时间、名称、作者、通讯者、地区等“六个特征”组织案卷。案卷的厚度达2.5—3cm。

会计账簿要以自然形成的一本作为一个案卷。

二、卷内文件排序

卷内文件排序,即按一定规则排定案卷内文件材料的顺序。具体应按以下要求进行卷内文件排序:

同一份文件的正本在前、定稿在后;主件在前,附件在后;转发文在前,被转发文在后;同一问题的来往文件,本单位的在前,外单位的在后;一个案卷内有几个问题的,先按问题分开,同一个问题内再按文件的形成时间先后排序等。

三、编制页号

页号编制的方法和要求为:

(一)文件含有有效信息的页面,按次序从1开始连续编号,不得有重号、跳号、错号。不含有效信息的页面不编页号,含有有效信息的页面必须编页号。

(二)图、文混排的档案,每张图视同一页文件编制页号。

(三)文件材料全部页码需要重新编制时,页号的位置为:以案卷形式归档的,正面在右上角,背面在左上角。

(四)文件材料中只有部分页码需要修订时,需修订部分的新页码的位置应与不需修订部分的页码的位置协调一致。

(五)页号应尽量在页面的空白处编制。

(六)不能在纸质照片上编制页号。

(七)页号用阿拉伯数字编制,可用号码机打印,也可用黑色墨水笔书写,页号字迹要工整、清晰。

(八)页号不可采用加副页(例如:3、3-1、4、5……)的方式进行“理顺”。

(九)档案实体原有页号已是从1开始连续编号,无重号、跳号、漏号、错号现象的,不论页号编制在页面何处位置,均不需重新编制页号。

四、著录文件级目录

中标人应按照档案目录著录要求,将档案目录各要素逐一著录到采购人指定的档案管理系统或者特定格式的电子文件中。

(一)企业管理类档案的文件级目录著录项目及著录要求为:

1.顺序号:指文件排列先后顺序的序号。案卷内文件顺序号的位数要统一:卷内文件份数不足10份的,顺序号用1位阿拉伯数字表示,如“1、2……8”等;卷内文件份数为10份或10份以上、不足100份的,顺序号用2位阿拉伯数字表示,不足2位数的在前面补“0”,如“01、02……35”等;卷内文件份数为100份或100份以上、不足1000份的,顺序号用3位阿拉伯数字表示,不足3位数的在前面补“0”,如“001、002……110”等;依此类推。顺序号出现漏号、跳号、重号时,均要进行理顺、改正。

2.文号:文件的发文字号,如“佛档〔2002〕28号”,没有文号的可不填。

3.责任者:制发文件的组织或个人,亦即文件的署名者或发文机关;属联合发文的,可只著录第一责任者。

4.题名。即文件的标题,一般应照实抄录,不作随意改动。如文件没有题名或虽有题名但实质内容,无法揭示出文件的实际内容和成份,应当加拟或重拟题名,加拟或重拟的题名附于原题名之后,外加“[ ]”号,以示区别。

5.日期:文件的形成时间,即文件的落款时间,填写时以8位阿拉伯数字表示,如“20130101”。

6.页号:即一份文件的线上森林舞会所在页码,例如:12。页号前面不能含有前导“0”,如页号“56”不能表示为“056”或“0056”等;每一卷的最后一份文件的页号应以起止页号的形式著录,例如:“99-101”,如果最后一份文件只有1页,也须以起止页号的形式著录,例如:“99-99”。

(二)企业其他类别档案的文件级目录著录按有关规范要求进行。

五、打印文件级目录

需打印文件级目录一式三份,一份用于和卷内文件一起装订,另两份用于装订档案目录册。

用于与卷内文件一起装订的文件级目录,其纸张尺寸可为16开,也可为A4幅面,随卷内文件的幅面而定;用于装订档案目录册的文件级目录,其纸张尺寸统一为A4幅面。

所打印的文件级档案目录字号要适当,应清晰、完整、美观,条目排列有序,并与档案实体相符。

六、档案修整

文件修整,即对文件材料进行修补、托裱、除尘、去皱、压平、折叠等处置。不同等级档案的卷内文件修整要求如下:

(一)受灰尘污染较明显的,均需进行适当的除尘处置;卷角、折皱较严重的,均需作去皱、压平处置。

(二)应视档案的实际状况适当进行修补、托裱、折叠等处置:

1.对破损的或者幅面小于16开且在采取“三孔一线”法装订、沿文件下沿对齐后不能装进两个装订孔的文件材料,要进行修裱或托裱,档案修裱或托裱质量要求如下:修裱成品应保持档案原貌,不得损害原件上任何历史痕迹,不得造成文字等信息洇褪扩散;修裱成品应具有较高的耐折度和撕裂度,以利于延长档案寿命;修裱成品应薄且光洁、舒展平整、质地柔软。裱件不崩裂,不变形走样,托纸与档案原件不得形成空壳;在修裱、整裁后应留有装订边,保证装订不压字,不损害材料内容,以便成卷成册装订。

2.对幅面超出16开的文件材料,不能剪裁,须进行折叠,折叠时要保持整个案卷或整份文件的平整,便于展开阅读。

六、案卷装订

装订时注意以下几点:

(一)以案卷方式归档的卷内文件目录应放在案卷的最前面,并与卷内文件一起装订。

(二)文件放置方向正确。竖向印制的文件不能出现上下颠倒;横向印制的文件不能出现左右颠倒,有标题一侧应向左,在左侧装订;文件的正、背面不能出现前后颠倒。

(三)尽量不要订住文件的有效信息。文件页面装订位置足够的,不能订住文件的有效信息;原有装订位置不足的,应尽量少订住文件的有效信息。

(四)文件要对齐。文件应沿左侧、下侧对齐。

(五)装订要结实,不能出现掉页现象。采用“三孔一线”装订时,装订孔距要适当,装订线要勒紧,但也不能缩紧,结头结在背后,装订的案卷既要结实,又要平整美观;采用粘接方式装订的,要符合本招标文件“设备、耗材说明”中有关粘贴剂的要求;采用订书钉装订的,订书钉要求采用不锈钢钉。

(六)不能损坏文件。无论是对文件进行折叠还是钻孔等,都不能损坏文件。

(七)书本式的文件(如证件等),应保持原貌,经统一编码后排在该卷文件的最后面,可单件存放,不要求与同卷其他文件装订在一起。

(八)现金和银行存款账等固定账簿不能拆去原封面;活页账簿可拆去原封面和空白页,用“三孔一线”的方法将活页账簿装订。

(九)重份文件不编码、不装订、不丢弃,加盖“重份章”放在该卷文件的最后面。

(十)案卷内旧的卷内文件目录不能丢弃。这些旧目录不编页号、不计算页数,放在相应案卷的最后面,与该卷文件一起装订。

八、排列案卷

即采取一定的方法,确定一个目录号内案卷的前后顺序和安放的位置。具体可参照佛档〔2014〕13号文的有关要求。

九、编制案卷目录

中标人应按照档案目录著录要求,将案卷目录各要素逐一著录到采购人指定的档案管理系统或者特定格式的电子文件中。

(一)企业管理类档案的案卷级目录著录项目及著录要求为:

1.案卷题名:即案卷的标题,是表达档案中心内容、形式特征的名称。一般应照实录入。案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时,一般应重新拟写,将原题名修改后再著录。

2.全宗号:全宗号必须采用3位阿拉伯数字,不足3位数须在左边补“0”(仅指电子目录,档案实体的全宗号可不作类似更改),例如:015。

3.目录号:全宗内案卷所属目录的代码。

4.案卷号:案卷号必须采用3位阿拉伯数字表示,不足3位须在左边补“0”(仅指电子目录,档案实体的卷号可不作类似更改),如:005。

5.立卷单位:即企业名称。

6.文件起止时间:指卷内文件所属的起止年月,以“年.月-年.月”表示,例如:2000.01-2000.12。两个时间之间必须用“-”分隔。

7.文件份数:指一个案卷内的文件份数。著录时用阿拉伯数字据实录入。

8.页数:指一个案卷的总页数,著录时用阿拉伯数字据实录入。

9.保管期限:按传统要求,直接使用中文表示,著录为“永久”、“长期”或“短期”。

(二)企业其他类别档案的案卷级目录著录按有关规范要求进行。

十、编制或检查卷盒、备考表

应编制新的卷盒、备考表。新卷盒、备考表各项目应按有关规范要求进行编制。

十一、编制档案目录册

(一)打印案卷目录一式两份,其纸张尺寸须为A4幅面,所打印的案卷级档案目录字号要适当,应清晰、完整、美观,条目排列有序,并与档案实体相符。

(二)按“案卷目录+卷内文件目录”的顺序装订档案目录一式两份。案卷目录集中放在档案目录的前面,卷内文件目录集中放在档案目录的后面。案卷目录、卷内文件目录与档案实体要相互对应。利用红色硬皮目录夹将纸质目录叠置成册,红色硬皮夹的厚度可以该纸质目录的厚度而定。

(三)企业单位原编制有“归档说明”(或类似文件)的,在装订档案目录时,要复制该“归档说明”(或类似文件),并放在档案目录的前面一起装订。

(四)编制目录夹标签。目录夹封面标签、脊背标签与目录内容要相符。目录夹标签打印要清晰美观,项目填制要完整准确,封面标签用白乳胶、脊背标签用双面胶粘贴,粘贴要端正结实。目录夹封面标签须的内容包括:全宗名称、全宗号、目录号、案卷起止号、年度、保管期限;脊背标签的内容须包括:全宗号、目录号、案卷起止号、年度、保管期限。

(五)目录夹标签上的全宗号要用至少3位字符表示,不足3位在左边加“0”补足;目录夹标签上的目录号要用至少2位字符表示,不足2位在左边加“0”补足。

(六)目录装订要结实,页序、方向要正确,不压字、不掉页。

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